Вы же понимаете, что это всего лишь формальность для записи в личном деле и вам не обязательно участвовать в очном мероприятии. Достаточно записаться на нужную конференцию и подать материал для рассмотрения и принятия в список публикаций. Все это можно оформить абсолютно бесплатно вот здесь
https://ami.im/aktual-konference По итогу вы получите сертификат участника, который и предоставите в вашем институте.