Думаю, надёжнее всего будет выбрать какой-нибудь корпоративный мессенджер со сквозным шифрованием. Например, Phronesis вполне может вас устроить. Вся информация по его поводу собрана тут
https://messengerphronesis.ru/ . В этом мессенджере можно создавать большое количество чатов, независимых друг от друга, и не только.