Лучше обратиться в какую-нибудь фирму, которая такие услуги под ключ предоставляет. Например, сейчас этой компанией проводится организация event-мероприятий
https://sagradocorp.org/ . Её сотрудники подберут площадку под нужное количество гостей, привезут и установят оборудование, и даже диджея пригласят, если в этом есть необходимость.