Мы столкнулись с тем же. Ставили принтер и думали только для рабочих задач. А по факту у половины отдела там были и конспекты, и фото, и рецепты)) В итоге внедрили программу, которая показывает отчёты: кто, что и сколько страниц отправил на печать. После этого личные распечатки сразу прекратились, и расходы реально упали. Так что советую использовать программу для контроля печати документов
https://lanagent.ru/kontrol-pechati-na-printerah.html После её установки "как бабка пошептала"