Мне кажется, ключевым моментом является наличие ясных и четких правил, касающихся чистоты. Например, запрещение еды в конференц-залах. Такие простые правила существенно снижают вероятность возникновения грязи. Также обязательна установка мусорных баков в каждом помещении и обязательное их регулярное опустошение. Можете периодически заказывать уборку офисов. В Петербурге этим занимается компания Проблеск
http://problesk.com/service/office-cleaning/